Anuncios

terça-feira, 29 de março de 2016

Projetos - Podemos fazer projetos de forma mais rápida e eficiente?

Olá pessoal, tudo bem?

Hoje é muito comum todas as empresas possuirem uma área de projetos para receber as demandas de pessoas, áreas, enfim, da companhia como um todo.
No entanto, a maioria dessas empresas enfrenta um sério problema quando o tempo de projeto demora vários meses, chegando até em ano ou anos. Isso mesmo... Anos!



Mas por que isso acontece?
Eu já tenho uma área de projetos para atender todas as demandas, essa área segue os melhores padrões de projetos, todos os recursos nessa área são experts, etc, etc, etc.

Talvez o problema não esteja especificamente na área de projetos, mas sim na empresa como um todo.
Pois é, na empresa como um todo.

Não quero dizer aqui que toda e qualquer pessoa na empresa deva ser expert em projetos ou mesmo se ater em tudo que é responsabilidade de projetos.
Não seria ainda assim o melhor dos mundos, pois como são pessoas e várioas pessoas trabalhando juntas já temos problemas de relacionamento, se todas elas ainda tiverem o mesmo tipo de conhecimento e outras além deste determinado conhecimento o de sua área de atuação já viu.

O que quero dizer é que a companhia como um todo deve ter em mente que ela precisa saber o que vai pedir, o que precisa pedir, mensurar o tempo em que ela precisa disso, o size, especificações, ou seja, ensumos que irão servir para fazer o cronograma do projeto, o tempo, atividades que podem ser feitas em paralelo, riscos, etc.

Isso mesmo...
As pessoas precisam pelo menos aprender pedir.

Vou dar um exemplo:

Solicitante: Precisamos de 30 servidores para um novo projeto onde será hospedado um sistema que os alunos de um determinado curso farão consultas de suas notas, matérias, etc.

Projetos: Mas por que 30 servidores?

Solicitante: Ah, falaram que terão vários acessos, o sistema não pode parar, com essa quantidade teremos redundância!

Projetos: Eu posso te entregar pelo menos 10 servidores e assim vamos ver como o sistema irá se comportar, se precisar crescer podemos fazer isso gradativamente...

Solicitante: Se não for assim não irá atender o que eu preciso.

Não vou tentar prolongar essa conversa, pois já deu para ter uma noção de como as coisas normalmente funcionam.
Uma área solicita, a outra tenta filtrar ou sugerir uma forma mais prática e rápida de entrega, que não é bem aceita.

E o pior  é que isso acontece.
Em muitas empresas, se uma área solicitante pede algo e é questionada quanto ao que é solicitado, se pode ser entregue algo em menor quantidade (mesmo que inicialmente) nada é aceito. Apenas o mundo ideal do que foi pedido.

Por isso que falei no incio do post que a companhia como um todo tem que estar antenada com o que é solicitado, até que ponto precisamos ter o melhor dos mundos, da necessidade de informações mais precisas.

Pelo exemplo àcima, normalmente um sistema assim pode ser para atender um curso em específico, com uma quantidade reduzida ou mesmo finita de pessoas, acessos que não irão ocorrer 24x7, não irão acontecer tantos acessos simultâneos.

Agora para o solicitante, isso parece não ter importância.

Na minha humilde opinião, nem para o departamento de projetos e TI-Infraestrutura isso deveria ser importante.
Se para a pessoa que está pedindo não é, por que deveria ser para outra pessoa ainda mais de infraestrutura?
Mas sim, é importante para todos!
Primeiro por que a entrega de um ambiente é para um cliente final, para companhia, para um bem de todos.
Valores que precisam ser gastos com este projeto mesmo que saiam de uma verba de determinada área, saem da companhia como um todo.



Tudo no final sai de um mesmo lugar, se o gasto é elevado para este projeto, talvez este valor precise ser repassado para o cliente ou usuários final de uma forma mais cara.

Mas e o que acontece com isso?

Seja em épocas de crise ou não, um concorrente (ou colega de trabalho) irá fazer a mesma coisa ou até melhor, por um custo mais em conta. Logo, você irá perder este cliente e até mesmo outro.

Agora voltando no tempo de projeto...
Tudo isso no fim das contas pode atrasar o projeto.

Cada novo questionamento, informações que precisam ser garimpadas a cada rodada de reuniões, reuniões ineficientes, justificativas de custos elevados, lugares onde podemos tentar economizar para entregar o que foi solicitado.

Tudo gera um efeito dominó.
Todo esse vai e vem de informações, das quais muitas mudam no meio do caminho, perda de escopo do projeto.
Isso contribui para entregas erradas, prazos não cumpridos. Estresse entre áreas distintas, clientes insatisfeitos.
Talvez até em projetos inacapados, que podem não sair do papel ou da ideia.

Sim pessoal, isso tudo é possível.

Um recomendação é que todos da companhia sejam orientados das novas metas, de como a empresa pretende se comportar daqui para frente, quais as novas diretrizes à serem seguidas, onde precisamos economizar, sinalizar as questões de gastos, solicitar informações mais precisas, etc.

Vale elaborar um questionário para que seja respondido no incio de cada projeto com informações que sem estas preenchidas um projeto não tenha inicio.
Não ser "tão maleável" quando a mudanças de escopo no meio do caminho.

É ruim escutarmos um não, mas, este não pode ser melhor agora do que termos que ouvir no final de um projeto, que não está como solicitado, não foi o melhor que poderiam entregar, não atende para o que precisamos, do jeito que está precisamos fazer X melhorias.

Projeto é coisa séria pessoal.
Não devemos nos acomodar de pensar apenas pelo fato da empresa possuir dinheiro para comprar o "melhor dos mundos".
Comprar até que é possível, mas será que ele irá nos atender realemente?
Será que não estamos pagando um preço alto demais para algo que poderíamos fazer com menos?

Tem um dita que eu gosto muito, mas que ao mesmo tempo pode ser perigoso: "Faça mais com menos".

Mas em tempos onde precisamos ser versáteis, possuir entregas diferenciadas, cumprir prazos e fazer com que estes sejam menores, vale tentarmos usar essa frase como roteiro de trabalho na nossa empresa.

Bons projetos daqui pra frente!



Um abraço e até a próxima.

Nenhum comentário:

Postar um comentário