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domingo, 17 de abril de 2016

Técnicas de apresentação

Olá pessoal, tudo bem?

Hoje vou falar um pouco sobre apresentações.
Isso mesmo.



De certo modo não é uma dica muito técnica, porém, serve para profissionais de TI que podem ter a necessidade de fazer alguma apresentação, profissionais das mais diversas áreas que precisam fazer alguma apresentação. Enfim, nos dias de hoje quase sempre precisamos levar um assunto seja para nosso chefe ou para nosso próprio time, precisamos ter que fazer alguma apresentação em nível executivo, em resumo, para os mais variados públicos.

O primeiro ponto é entender o assunto que deverá ser abordado durante a apresentação, pois assim teremos a ideia do conteúdo que devemos colocar nos slides, como dividí-los, dar destaque para as informações mais relevantes e alguns pontos que  podem ser um destaque para seu CEO ou diretor não se desinteressar durante a apresentação.

Pode parecer um fácil, mas posso garantir que não é tão fácil quanto parece.
Quando temos um perfil muito técnico, tendemos a escolher as informações mais precisas quanto aos recursos, termos, nomenclaturas. Falar da tecnologia como um todo.
Se nosso público for um nível mais executivo, tais informações não irão fazer nenhum sentido, vai gerar dúvidas e com isso a tsuname de perguntas. E pode ter certeza que se as perguntas pararem é por que já perderam interesse na apresentação e não vêem a hora dela terminar.
Por outro lado, sei bem como é para um profissional mais técnico ter que se adequar a uma linguagem não técnica, tomar cuidado com nomes, explicações e agregar mais números também e contemplando porcentagem, média e por aí vai.

Então vamos aos primeiros pontos:


  1. Elencar todos os assuntos que essa apresentação deve conter
  2. Separar por ordem de grandeza, importância, cronologia
  3. Se for utilizar uma terminologia, ou nome específico como storage, LUN, SAN, SO, se atentar para que todos os slides que irão falar deste assunto utilizem a mesma terminologia


Vamos a alguns exemplos:

O que preciso abordar na minha apresentação:

  • Tecnologias da minha área de atuação
  • Um resumo de que são essas tecnologias
  • Mostrar algo em números de cada uma


Tecnologias: Computação, rede, armazenamento

Computação: Camada responsável pelos recursos de Processamento e memória onde teremos toda a camada de Sistema Operacional hospedada oferecendo recursos computacionais para infraestrutura. Em resumo, são nossos servidores.

Rede: Camada responsável pela comunicação com os demais ambientes da organização e das interconexões da infraestrutura local.

Armazenamento: Camada responsável pelo armazenamento em larga escala de informações, dados dos ambientes em recursos de alta redundância e disponibilidade. 

Consumo da camada de computação: Temos um total de 24 CPUS compondo 1.200Ghz onde deste o cunsumo está em 10% e 90% disponível.


  • Consumo da camada de rede: De modo geral nossa camada de rede em nível de tráfego está em 40% com 60% disponível.



  • Consumo da camada de armazenamento: Contrato de espaço útil temos 200TB, onde deste total, temos entregues para os ambientes acima do adquirido 100TB (50% acima do adquirido), porém, como a camada de armazenamento possui um recurso chamado thin provisioning, onde eu entrego uma quantidade de espaço e venho contabilizando apenas o que é gravado, isso permite que eu entregue mais espaço do que tenho adquirido. De dados gravados temos 10TB.


Apenas com estes pontos já temos quantidade suficiente para elencar muitas informações importantes em alguns slides. Conseguimos utilizar uma linguagem simples e sem perder o conceite da tecnolgia, recursos que queremos apresentar.

Se o nosso público que irá receber essas informações for mais técnica, podemos por exemplo, alterar os termos armazenamento para storage, rede para network, e computação para compute. Ao invés de utilizarmos termos como espaço acima do adquirido podemos utilizar oversubscription.
Para apresentações mais gerenciais não recomendo misturar muito termos em inglês com outras coisas em português. Recomendo ver o que é possível ser "traduzido" e trabalhar desta forma. Termos que não temos mesmo como alterar, tudo bem, mas vale uma boa e objetiva explicação.

Definido isso, já temos um conteúdo importante e claro.

Agora outro cuidado que temos que ter é com a quantidade e disposição das coisas nos slides.
Um slide com muita coisa e tudo desajustado ficar feio e com certeza irá ficar na cara que está tudo desalinhado quando fizermos a transição durante a apresentação.
Cuidado com as cores!!! Slides muito coloridos até podem ser bonitos, parecer alegres, mas parece também um trabalho de educação artistica :), perde credibilidade e as cores podem confundir informações.

- Como???
Eu explico!!!

Se eu desejo mostrar em minha apresentação que um determinado recurso ou informação é crítica e requer muita atenção, não tem problema, use um tom vermelho. Se estiver em alerta e for um fator que pode vir a ser um problema, amarelo. Se estiver tudo bem, ser um ponto que atende completamente, ainda possui recursos disponíveis, use verde.
Cores de transição de informações devem seguir tonalidades iguais. Se começar com uma cor em tons claros, as demais mesmo que diferentes devem seguir com tons claros.

Exemplos de misturas de cores que ficam legais


  • Cinza claro, um azul não muito claro, preto e branco
  • Verde, azul e amarelo com um fundo mais cinza


Exemplos de mistruras de cores que não ficam legais


  • Vermelho, laranja e branco
  • Amarelo, branco e azul

Modelo de uma apresentação sem qualidadeApresentação_errrada

Por que essa apresentação é errada:

- As cores não possuem nenhuma ordem, ao sequer fazendo algum sentido juntas. É uma poluição visual
- Mistura de fontes nas palavras, tamanhos, efeitos
- Palavras em inglês e português
- Muitas imagens uma em cima da outra
- Textos que se destacam mais que um título


Não é que estas cores não possam ser utilizadas, mas elas devem conseguir fazer um contraste uma sobre a outra, não parecer que são de cores "iguais".

Outro fator importante e que fica bem visível quando fazemos cada uma de um jeito é o tipo da fonte e o tamanho das letras.
Se for utilizar um tamanho e fonte de letra para o título do slide, usar a mesma para os demais. Alinhar na mesma posição.
Se utilizar um determinado tamanho para um subtítulo, usar o mesmo para os demais.
O mesmo vale para os textos de conteúdo.

Se por algum motivo, formos utilizar uma caixa de texto e esta deva servir de modelo para as demais, porém, a quantidade de texto for ultrapassar o tamanho da caixa e alinhamento, podemos usar uma tática que é de diminuir o tamanho do texto desta caixa em -1 em relação ao tamanho padrão. Ou em último caso se não der certo mesmo assim, tente trocar alguns conjuntos de palavras por outras para caber na caixa de texto.

Não existe problemas em utilizar negrito em outros textos, colocar tudo em "caixa alta" ou escrever de forma convencional colocando determinadas palavras com sua primeira letra maiúscula e as demais minúscula, palavras como nome próprio seguindo este critério, etc.


Em resumo, uma apresentação deve ser limpa, conteúdo objetivo, padrão de letra, tamanho, cores, tomando cuidado é claro com a sinergia das cores e claro quantidade de slides.
Muito em uma ampresentação, devemos falar ao invés de escrever, então é muito importante estudarmos e termos propriedade na hora de falar.

Vamos agora aos exemplos de boas apresentações:

Apresentação 1
Apresentação 2 

Espero que essas dicas sejam úteis e que todos possamos fazer ótimas apresentações daqui para frente.

Abraço


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